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Jacky Cantin |
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Envoi des factures par mail
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Le moteur du workflow Sage X3 est
puissant et permet de réaliser les flux des signatures Ventes, Achats, mais
aussi :
L’envoi des relances clients par
mail
La gestion des validations articles
La prévention des seuils du stock
des articles
L’alerte des arrêts des machines
d’atelier ou robots, via une liaison Oracle ou Sql.
…
Il est également possible de mettre
en pièce jointe d’un mail des documents PDF issus du runtime
Crystal Reports intégré à X3.
Ce développement réalisé chez un client, a pour objectif d’envoyer les factures
de l’Erp Sage X3 par mail et ainsi d’éviter
l’impression et le courrier traditionnel.
Le procédé se décompose en deux étapes :
Génération des PDF correspondant aux
critères de rupture : un PDF par destinataire.
Déclenchement du moteur Worfklow, qui se chargera du routage des mails.
Le fonctionnement s’appuie sur le
moteur Worfklow Sage X3 :
Le paramétrage des destinataires, du
contenu des mails, par site, par client, est facile à réaliser.
Il est possible de créer plusieurs
règles de Worfklow, de les conditionner en fonction
du pays du tiers, du représentant, de la catégorie de facture …
Elles
seront exécutées successivement.
Les adresses mails sont entièrement
paramétrables et peuvent provenir des champs standards X3.
Exemple :
1ère
ligne : Si l’adresse mail du client livré est non vide, le mail sera
envoyé à cette adresse
2ème ligne : Si l’adresse mail du client livré est vide, le
mail sera envoyé à l’adresse mail définie dans l’utilisateur qui lance le
traitement (ou l’utilisateur défini dans la tâche batch)
3ème ligne : Le suivi sera enregistré sur l’utilisateur qui
lance le traitement (ou l’utilisateur défini dans la tâche batch)
L’objet et le corps du texte peuvent contenir des
champs provenant de la facture
(Facture entête, Tiers facturé, Adresse du client facturée …)
A chaque mail envoyé, le
traitement enregistre une ligne dans l’historique du workflow.
Ce suivi est consultable par
période, par utilisateur.
Une épuration peut être planifiée pour ne pas garder l’historique.
Déroulement du traitement
L’écran de lancement
présente trois blocs :
- Le premier
permet choisir s’il on veut réaliser un premier envoi ou un second envoi de
mail
- Le second permet de saisir le site de vente (obligatoire) des factures/avoirs
à traiter dans le cas d’un premier envoi.
- Le troisième permet de saisir le site de vente (obligatoire), les bornes de
numéros (obligatoires), les dates de factures (obligatoires) des
factures/avoirs à traiter dans le cas d’un second envoi.
Dans le cas où l’on veut
réaliser un second envoi d’un mail concernant une seule facture, il faut :
- cocher « Réenvoi »
- saisir le site de vente de la facture
- saisir les bornes de numéro
- saisir les dates
Date :
21 Novembre 2011
Produit : Sage X3
Module : Superviseur/Ventes X3
Version : V5